Harju Elekter uudisti BI-raportointinsa
Teollisuuden ja infrastruktuurin sähköistämistarpeita palveleva Harju Elekter otti käyttöönsä Microsoft Power BI -raportointi ja -analysointipalvelun organisaation raportoinnin ja tiedolla johtamisen kehittämiseksi.
Harju Elekter Oy on osa pörssiyhtiö AS Harju Elekteriä ja koko konsernissa työskentelee noin 1000 alan ammattilaista. Yritys tarjoaa sähköistämisratkaisuja erilaisille energia-, teollisuus, infrastruktuuri- ja rakennushankkeille. Harju Elekter palvelee sekä sopimusvalmistusperiaatteella että projektiluonteisesti. Palvelut kattavat kokonaisvaltaisesti asiakkaan tarpeet, aina esisuunnittelusta huoltoon ja lisäkonsultaatioon.
Lähtötilanne
Harju Elekterillä oli käytössään vanha raportointijärjestelmä, joka oli tullut elinkaarensa päähän. Vaihtoehtona oli päivittää järjestelmä uuteen versioon tai harkita kokonaan uutta vaihtoehtoa.
Raportointiratkaisun uudistamisen ohella Harju Elekterillä oli tarve päivittää raportoinnin sisältöä vastaamaan erityisesti johdon tietotarpeita sekä tehostaa tiedon koostamista ja yhdistämistä.
Vanhaan raportointijärjestelmään oli kertynyt vuosien aikana päällekkäistä ja turhaa raportointia huomattava määrä. Raportteja koostettiin osin käsin ja tämä vei merkittävästi taloushallinnon aikaa. Datan koostaminen ja yhdistäminen haluttiin täysin automaattiseksi, jolloin yrityksen johdon käytössä oleva tieto olisi aina ajantasaista, yhdenmukaista, saavutettavaa ja luotettavaa.
Kimmokkeen raportoinnin uudistamiselle toi myös valmisteilla ollut fuusio Harju Elekterin tytäryhtiöiden Satmaticin ja Finnkumun kanssa. Tämä oli luonteva hetki uudistaa ja yhdenmukaistaa tiedolla johtamisen ja raportoinnin käytäntöjä organisaatioiden välillä.
”Tavoitteena oli saada fuusion jälkeen tieto niin historian kuin nykytilanteen osalta mahdollisimman helposti yhdellä silmäyksellä.”
Anne Penttilä, talousjohtaja, Harju Elekter Oy
Ratkaisuna Power BI
Raportoinnin ratkaisuvaihtoehtoja pohdittaessa lupaavimmaksi vaihtoehdoksi nousi Microsoft Power BI -analytiikka- ja raportointipalvelu, joka vaikutti vastaavan Harju Elekterin raportoinnin ja käyttäjien tarpeisiin. Myös raporttien helppo hyödyntäminen yrityksen Microsoft 365 -ympäristössä, kuten Teams-kanavissa, koettiin Power BI:n vahvuudeksi. Kun vielä vanhan järjestelmän päivittäminen uuteen versioon olisi tullut kokonaan uutta järjestelmää kalliimmaksi, oli päätös lopulta helppo.
”Power BI:n siirtyminen tuki myös konserninäkökulmaa – jatkossa kaikki konserniyhtiöt siirtyisivät tiedon jaon ja analysoinnin osalta käyttämään samaa järjestelmää ja työkalua.”
Anne Penttilä, talousjohtaja, Harju Elekter Oy
Talousraportointi edellä
Huolellisen määrittelyn jälkeen Harju Elekterille toteutettiin raportoinnin ensimmäisessä vaiheessa yksinkertaistettu ja automaattisesti päivittyvä talousraportointi yrityksen johdon ja hallituksen tarpeisiin. Kokonaisuuteen kuuluivat kuukausittaiset raportoinnit johdolle ja liiketoimintayksiköille sekä kvartaalittainen raportointi hallitukselle. Valmiit raportit julkaistiin kunkin käyttäjäryhmän tarpeisiin suunniteltuina sovelluksina Power BI -pilvipalvelussa.
Meneillään ollut yritysfuusio aikatauluineen, monimutkaiset yritys- ja kustannuspaikkarakenteet sekä järjestelmien tiedonsiirrot tekivät raportointihankkeesta tavallista haastavamman, mutta tavoiteltuun lopputulokseen päästiin asetetussa aikataulussa.
Raportoinnin ja uuden työkalun käyttöönoton onnistumiseen vaikutti vahvasti perusteellinen tarvemäärittely, johdon tuki sekä Harju Elekterin talouden ja teknisten järjestelmien asiantuntijoiden tiivis osallistuminen projektiin ja heidän vahva asiaosaamisensa. Kehitys toteutettiin iteratiivisesti yhteistyössä Futuriotin tiedolla johtamisen ja raportoinnin asiantuntijoiden kanssa.
”Yhteistyö Futuriotin kanssa oli erittäin sujuvaa ja ammattitaitoista – matkan varrella esiin tulleisiin haasteisiin löydettiin aina sopiva ratkaisu.”
Anne Penttilä, talousjohtaja, Harju Elekter Oy
Hankinnan ja varastonhallinnan raportointi
Pian johdon, talouden ja hallituksen raportoinnin valmistuttua Harju Elekter päätti laajentaa raportoinnin uudistuksen hankintaan ja varastonhallintaan; pitäen sisällään hankinnan toimitusvarmuuden, hankintavolyymit ja reklamaatiot sekä varastonhallinnan tärkeimmät mittarit.
Futuriotin asiantuntijoiden toteuttaman raportoinnin myötä Harju Elekterin hankinta ja varastonhallinta saivat tarvitsemansa mittarit ja tilannekuvan sekä läpinäkyvyyden avainlukujen takana olevaan dataan. Uudistus mahdollistaa Harju Elekterille entistä tehokkaamman hankinnan ja varastonhallinnan, paremman toimittajayhteistyön sekä viime kädessä tyytyväisemmät asiakkaat.
Lopputulos
Raportointihankkeen lopputuloksena Harju Elekter vakuuttui Power BI -raportointijärjestelmän soveltuvuudesta yrityksen tiedolla johtamisen ja raportoinnin tarpeisiin. Uudella järjestelmällä ja raportoinnilla saavutettiin konkreettista hyötyä niin johdon ja talouden raportointiin kuin hankintaan ja varastonhallintaan. Monimutkaiseksi koettu johdon raportointi saatiin yksinkertaistettua, raportointi automatisoitua ja tiedon käytettävyyttä parannettua. Hankinta ja varastonhallinta saivat arjen toimintaa ohjaavan mittariston ja näkyvyyden tarvitsemaansa dataan.
”Talouden raportoinnin näkymien kehittäminen on mahdollistanut tiedon paremman käytettävyyden ja helpottaa tulevaisuuden tarpeita ajatellen myös jatkokehitystä.”
Anne Penttilä, talousjohtaja, Harju Elekter Oy
Lisätiedot
Heikki Sassi, Futuriot, heikki.sassi@futuriot.com, +358 50 596 9512.
Lue lisää raportoinnin ja tiedolla johtamisen palveluistamme.