Ratkaisu valmistavan teollisuuden toiminnanohjaukseen: Business Central

Blogisarja valmistavan teollisuuden toiminnanohjauksesta, osa 2

Blogi, Julkaisut 30.09.2024

Tämän blogisarjan ensimmäisessä osassa kuvailimme haasteita, joita valmistavan teollisuuden yritys toiminnanohjauksessaan tyypillisesti kohtaa. Tarkastelemme tässä toisessa osassa tarkemmin toiminnanohjausjärjestelmää eli ERP:iä, joka vastaa älykkäästi näihin haasteisiin.

Kyseessä on Microsoft Dynamics 365 Business Central, tuttujen kesken BC. Olemme sen avulla auttaneet useita asiakkaitamme ottamaan liiketoimintaprosessinsa hallintaan ja tehostamaan toimintaansa.

Mikä BC on?

BC on nykyaikainen pilvipohjainen ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä. Modulaarisuutensa ansiosta se tarjoaa kattavat toiminnallisuudet eri liiketoiminta-alueiden tarpeisiin. BC auttaa liiketoiminnan standardoimisessa läpi koko toimitusketjun. Yrityksesi liiketoiminnan kasvaessa ja muuttuessa voidaan ottaa käyttöön uusia toiminnallisuuksia tarpeen mukaan. 

BC on helppo ja nopea ottaa käyttöön. Se tarjoaa alustana yrityksesi koko liiketoiminnan ohjaukseen tarvittavat ns. vakiotaulut, joihin toiminnan perustiedot tuodaan. Niitä ovat esim. nimikkeet eli ostettavat ja valmistettava tuotteet, toimittajat ja asiakkaat.  

Tätä edeltää kuitenkin tärkeä vaihe: yrityksesi tarpeiden tarkka määrittely, jossa suunnitellaan ja päätetään perustietojen täydentäminen ja toimintokohtaiset parametroinnit. Järjestelmän toimittajakumppanin kokemuksesta on tässä vaiheessa paljon hyötyä. 

Miten BC sitten vastaa edellisessä osassa kuvailemiimme haasteisiin? 

Toimitusketjujen hallinta 

Valmistavissa yrityksissä tuotteiden parametrointi määritellään esimerkiksi sen mukaan, toimitetaanko tuotteet asiakkaalle valmisvarastosta (MTS, Make to Stock) vai valmistetaanko tuote vasta tilauksen tultua (MTO, Make to Order). 

Varastoon valmistusta (MTS) suunnitellaan tuotekohtaisesti varautumalla kysyntään varmuusvarastoin ja määrittelemällä tuotteille käytössä olevien resurssien mukaisesti tilauspisteet. Niiden perusteella BC luo automaattisesti ehdotuksia tuotantoon ja ostoon. Suunnittelua palvelevat edellisten vuosien toteumiin perustuvat ennusteet. 

Asiakasohjautuvissa tuotannossa (MTO) toimitusketjun hallittavuuteen voidaan yksittäisten myyntitapahtumien lisäksi varautua ennakkosopimuksilla. Asiakkaan kanssa sovitaan esimerkiksi hinnoittelusta, toimitusmääristä ja -ajankohdista. Ennalta arvoidut toimitusmäärät ajankohtineen voidaan BC:ssä siirtää ennustetauluihin, jotka järjestelmä ottaa huomioon laskiessaan automaattisesti allokointeja valmistukseen ja hankintaan.

Resurssien optimointi

Edellä kuvatut valmistuksen ohjaustavat (MTS ja MTO) huomioidaan parametroitaessa nimikkeitä, tuotannon tuoterakenteita (BOM, Bill of Materials) ja reitityksiä (Routings), eli työvaiheita, joiden kautta tuote jalostuu asiakkaallesi toimitettavaksi.  

Kun määritellään työvaiheita, jotka ositetaan tarkemmin asetus- ja ajoaikoihin, tarvitaan perustietoina myös valmistuksessa käytettävät kuormitusryhmät eli koneet ja laitteet. Kuormitusryhmät voi BC:ssä linkittää hierarkkisesti tuotantosoluihin ja edelleen tuotantosoluryhmiin. Tuotantosolua voidaan käyttää esimerkiksi ryhmiteltäessä kokoonpanolinjoja.    

Yritykselläsi on BC:hen määritellyllä tavalla käytössään tuotteiden jalostamiseksi

  1. raaka-aineita ja komponentteja sekä sisäisinä ja mahdollisesti alihankkijoiden tuotannonresursseina, ja
  2. henkilötyötä, koneita ja laitteita, joita kuormitetaan tarvelähtöisesti.

Kun resurssien mitoitus on optimaalisesti suunniteltu, tuotteet valmistuvat vaaditussa läpimenoajassa ja määrissä asiakkaille toimitettavaksi sovittuna ajankohtana, kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Resurssien tarvelaskennan automaattista suunnittelua auttaa MRP-laskenta (Material Requirements Planning). 

Tarvelaskentaa varten BC:ssä on suunnittelutyökirja. Laskennassa huomioitavia tarpeita ovat pääasiassa edellä mainitut myyntisopimukset eli BC:n puitemyyntitilaukset, aikataulutetut myyntitilaukset, pitkän ajan ennusteeseen perustuva tuotantosuunnitelma ja tuotekohtaisesti parametroidut varmuusvarastot sekä tilauspisteet.  

Osto- ja tuotantotilauksille laskettujen ehdotuksien aikatauluihin vaikuttavat tuotekohtaisesti ostolle ja valmistukselle määritellyt läpimenoajat. Suunnittelutyökirja voidaan aikatauluttaa ajettavaksi automaattisesti yöaikaan, jolloin myynnistä, valmistuksesta ja ostoista vastaavilla henkilöillä ovat toimenpide-ehdotukset valmiina heti aamulla töihin saavuttaessa.  

Automaattisen tarvelaskennan lisäksi tuotannon resurssien aikataulutusta voidaan havainnollistaa graafisella suunnittelutyökalulla (Gantt-kaavio), jossa valmistuksen aikataulutusta voidaan muuttaa manuaalisesti.  

Resurssien optimoinnissa on varauduttava myös vaikeammin ennakoitaviin tekijöihin kuten koneiden huoltokatkoksiin ja korjauksiin tai kysynnästä johtuviin muutoksiin.  Eri skenaariot huomioiden muutosten hallintaa voidaan BC:ssä simuloida vaikuttamatta jo vahvistettuihin aikatauluihin.  

Alihankintaketjun hallinta

Tuotteiden jalostus valmiiksi saattaa vaatia osaamista, joka kannattaa eri syistä teettää alihankkijalla. Alihankintaan määritellyistä työvaiheista luodaan BC:n Alihankintatyökirjalla ostotilaukset, joiden toimitusajankohta määräytyy työvaiheelle annetun toimitusajan mukaisesti. Alihankinnan työvaihe valmistuu silloin, kun ostotilaukselle kirjataan vastaanotto.        

Äkillisissä kysyntäpiikeissä oman tuotantokapasiteetin lisääminen voi olla kallista, jolloin alihankkijoiden käyttöä voi harkita toimitusvarmuuden takaamiseksi. Tässä tapauksessa valmistuksen työvaiheita voidaan siirtää tuotantotilauksella toiselle kapasiteetille, joka on määritelty tuotantosolutasolla alihankintana tehtäväksi.

Laadunvarmistus

Kokonaisvaltainen laadunhallinta on monitahoinen käsite, joka koskee kaikkia yrityksen sisäisiä ja ulkoisia toimintoja. Edellä kuvattu toimitusketjun hallinta on konkreettinen esimerkki siitä, miten eri osapuolet kokevat laaduntuottokyvyn. Joillakin toimialoilla, esimerkiksi lääke -ja elintarviketeollisuudessa, myös ulkoiset sidosryhmät asettavat jopa lainsäädännöllisiä vaateita laadunhallintaan ja -seurantaan.      

BC:n laskentaa varten tarjoamat työkirjat takaavat, että tuotteita valmistetaan kustannustehokkaasti luvatussa aikataulussa, mikä on osa laadukasta toimintaa. Laadun varmistusta varten BC:ssa on myös sarjanumero- ja eräseurannat, jotka määritellään nimikekohtaisesti. Sarjanumeron perusteella voidaan selvittää esimerkiksi historiatiedoista asiakkaalle toimitetun laitteen komponentit ja laitteelle tehdyt huollot, jos yrityksesi vastaa myös valmistamiensa laitteiden ylläpidosta. Eräseuranta takaa eräkohtaisten tietojen kirjaamisen ja tarvittaessa eri toimittajilta hankittujen ja asiakkaalle toimitettujen erien aukottoman jäljitettävyyden.

Esimerkki vaativasta laadunvarmistuksesta: elintarviketeollisuus

Elintarvike- ja terveydensuojelulaki velvoittavat elintarviketehtaat laadunvarmistukseen, joka koostuu omavalvonnasta ja hyvistä tuotanto- ja toimintatavoista. Tarvittaessa yrityksen on pystyttävä aukottomaan eräkohtaiseen jäljitettävyyteen koko tuotantoketjussa. Raaka-aineiden ja elintarvikkeiden laatua, lämpötiloja sekä työvälineiden ja koneiden puhtautta seurataan eri valmistusvaiheissa. 

Ostovaiheessa raaka-aineiden laatutarkastukset kirjataan eräkohtaisesti, jolloin tuloksia voidaan verrata määriteltyihin laatuspekseihin. Huonolaatuisten raaka-aine-erien käyttö valmistuksessa voidaan näin estää.  Järjestelmä voi tilastoida toimitusvarmuuden seurannan lisäksi toimittajakohtaiset laatupoikkeamat. 

Tarkasta seurannasta huolimatta voi käydä niin, että laatupoikkeama huomataan vasta tuotteiden päädyttyä jo jakeluun. Tällöin tallennettujen eräkohtaisten tietojen perusteella jakeluun toimitetut erät voidaan jäljittää ja takaisinkutsu rajata vain niihin eriin joita laatupoikkeama koskee. 

Reaaliaikaisuus laadun tekijänä

Laadukas toiminta varmennetaan tapahtumien reaaliaikaisilla kirjauksilla. Kun perustietoja ja tapahtumakirjauksia pidetään reaaliajassa täsmällisesti yllä koko toimitusketjussa, yrityksesi vastuuhenkilöt ovat joka hetki ajan tasalla ja voivat tarvittaessa reagoida nopeasti toimitusketjussa tapahtuviin muutoksiin.

BC:ssä voi valmistumisen toteumat kirjata monin eri tavoin: 

  • Työvaiheet ja materiaalikäytön voi kirjata standardimääräisenä silloin, kun varastoon tai asiakkaalle toimitettavat tuotteet kirjataan valmistuneeksi (ns. backflush-menetelmä).  
  • Materiaalikäyttö voidaan linkittää työvaiheisiin, jolloin materiaalit poistuvat varastosaldoista silloin, kun työvaihe aloitetaan tai kirjataan valmistuneeksi.  
  • Kun pitää seurata todellisia valmistuskustannuksia ja verrata niitä standardikustannuksiin, materiaalikäyttö ja työvaiheajat kirjataan toteuman mukaisesti.

Tehokas työkalu tiedolla johtamisen tueksi

Hyvin hallussa oleva toiminnanohjaus tarkoittaa reaaliaikaista tiedonsaantia. BC tarjoaa siihen vakiolistauksia ja raportteja, joita voidaan suodattaa kyselykohtaisesti ja tarpeen mukaan. Valmistettaville tuotteille lasketaan esimerkiksi määriteltyjen perustietojen mukaiset standardikustannukset. Kun tuotannossa kirjataan todelliset materiaalikulutukset ja työajat, voidaan todellisia tuotannon kustannuksia verrata standardikustannuksiin. 

BC:n standardirajapintojen kautta dataa voi myös helposti ja turvallisesti siirtää tiedolla johtamisen ja raportoinnin työkaluille, kuten Microsoft Power BI:lle. 

Blogisarjan tässä osassa keskityimme siihen, miten BC:n perustoiminnallisuuksilla päästään pureutumaan moniin valmistavan teollisuuden tyypillisiin haasteisiin. Toivottavasti tämän osan tiedoista oli sinulle apua. Eri toimialoilla ja toiminnoilla on kuitenkin omia erityistarpeitaan. Miten BC vastaa niihin? Siitä lisää seuraavassa osassa.

Blogisarjan MUUT osat