Ratkaisu tiedolla johtamiseen löytyy BI-raportoinnista. Mutta millaisesta?
BI-raportti on tuttu tiedolla johtamisen työkalu, ja ratkaisu yrityksen tietotarpeisiin löytyy usein raportoinnista. Mutta millaisesta? Tässä postauksessa tutkimme raportointia käyttökokemuksen kautta.
Business intelligence (BI) -raportointi on keskeinen osa nykyaikaista liiketoimintatiedon hallintaa ja tiedolla johtamista. Raporteille koostetaan datasta tietoa, jota yritykset hyödyntävät tehdessään strategisia päätöksiä, johtaessaan operatiivista toimintaansa tai muuttaessaan toimintatapojaan dataohjatusti.
BI-raportin tarkoitus ei ole kuitenkaan vain esittää dataa, vaan myös palvella niitä käyttäjiä, jotka tietoa tarvitsevat. Millainen raportin tulisi olla, ja miten se tulisi suunnitella, jotta se parhaiten tukisi datavetoista liiketoimintaa? Pohdimme vastauksia näihin kysymyksiin raportin käyttökokemuksen näkökulmasta.
Hyvän BI-raportin seitsemän ominaisuutta
Käyttökokemus (eng. UX, user experience) on käsite, joka kuvaa, miten henkilö kokee vuorovaikutuksen digitaalisen tuotteen, palvelun tai järjestelmän kanssa.
BI-raportin voi mieltää tällaiseksi tietotuotteeksi, jota henkilöt käyttävät saadakseen tarvitsemaansa tietoa ja hyödyntääkseen sitä tavoitteidensa edistämiseksi.
Mikä sitten tekee käyttökokemuksesta hyvän? Tunnettu tietoarkkitehti Peter Morville kuvaa käyttökokemusta UX Honeycomb -mallissaan (kts. artikkelin kuva) seitsemän keskeisen ominaisuuden kautta. Tutustumme näihin ominaisuuksiin BI-raportoinnin esimerkkien kautta.
1. Hyödyllinen
Raportti on hyödyllinen (useful), kun se ratkaisee jonkin käyttäjän tarpeen tai ongelman. Kaikki käyttäjät eivät usein tarvitse samaa tietoa; yhdelle tärkeä tieto on toiselle turhaa. Siksi raporttien sisältö kannattaa suunnitella roolien ja tehtävänkuvien mukaan.
Esimerkiksi toimitusjohtaja ja talouspäällikkö seuraavat yrityksen kannattavuutta, maksuvalmiutta ja vakavaraisuutta. Sen sijaan yksittäisen markkinointikampanjan tunnusluvut eivät ole heille yhtä merkityksellisiä kuin markkinoinnille.
2. Saavutettava
Raportti on saavutettava (accessible), kun se on helposti käytettävissä kaikille käyttäjäryhmille, mukaan lukien henkilöt, joilla on erityistarpeita tai rajoitteita. Hyvä saavutettavuus tarkoittaa sitä, että kaikki henkilöt kykenevät käyttämään raporttia ja löytämään siitä tarvitsemansa tiedot sekä havaitsemaan ja ymmärtämään tämän tiedon samalla tavalla.
Esimerkki yleisestä rajoitteesta on puna-vihersokeus, josta kärsii noin 8 % miehistä ja 0,5 % naisista. Värisokeus voidaan huomioida esimerkiksi erottamalla raporteilla esitettävää tietoa tekstuureilla, symboleilla ja kuvioilla pelkkien värien sijaan.
3. Haluttava
Raportti on haluttava (desirable), kun se täyttää käyttäjän tarpeen häntä miellyttävällä tavalla. Tarve on se, mitä ilman käyttäjä ei voi tulla toimeen. Halu puolestaan määrittää, miten käyttäjä toivoisi tarpeensa tyydytettävän.
Esimerkiksi käyttäjä tarvitsee raportin, joka sisältää päätöksentekoa tukevaa tietoa, mutta hän haluaa raportin, jossa on moderni, viimeistelty ja personoitava ulkoasu.
4. Arvokas
Raportti on arvokas (valuable), kun käyttäjä kokee sen sisältämän tiedon merkitykselliseksi, ja kun raportti auttaa käyttäjää saavuttamaan tavoitteensa.
Käyttäjälleen arvokas raportti on sitä myös liiketoiminnalle, jos raportilla oleva tieto sekä sitä seuraavat toimenpiteet on linkitetty yrityksen strategiaan ja tavoitteisiin. Siksi BI-raportilla on tärkeää esittää tietoa tavoitteista ja toimenpiteistä, joihin käyttäjä voi omalla toiminnallaan vaikuttaa, ja jotka ovat linjassa yrityksen strategian kanssa.
Esimerkiksi yritys voi tavoitella parempaa asiakaspitoa ja mitata sitä asiakkaiden pysyvyysprosentilla. Tällöin yksittäinen asiakaspalvelija voi seurata ja kehittää omaa osaamistaan seuraamalla saamaansa asiakaspalautetta. Tämä puolestaan kehittää asiakaspitoa. Näin raportti luo arvoa sekä liiketoiminnalle että käyttäjälle.
5. Käytettävä
Raportti on käytettävä (usable), kun se on nopeasti omaksuttavissa, ja raportin käyttö on helppoa, tehokasta ja virheetöntä. Helppokäyttöinen raportti antaa käyttäjälleen hänen tarvitsemansa tiedon mahdollisimman vaivattomasti ja luotettavasti.
Kuvitellaan esimerkki, jossa tuotepäällikkö haluaa tiedon tuotekohtaisesta myyntikateprosentista. Jos raportti sisältää tiedot myyntituotoista ja muuttuvista kustannuksista, voi käyttäjä laskea näistä tarvitsemansa tiedon. Tämä on kuitenkin aikaa vievää ja virhealtista. Parempi ratkaisu olisi tarjota tieto valmiiksi laskettuna.
6. Uskottava
Raportti on uskottava (credible), kun käyttäjä kokee sen sisältämän tiedon luotettavaksi. Uskottava raportti antaa käyttäjälleen varmuuden siitä, että tiedolla johtaminen perustuu oikeaan, ajantasaiseen ja virheettömään tietoon. Pelkkä epäily tietojen luotettavuudesta johtaa helposti siihen, että raporttia ei käytetä.
Raportin uskottavuuteen vaikuttaa myös tiedon yksiselitteisyys. Jos tieto on esitetty epäselvästi tai monitulkintaisesti, ei tietoon tai sen tulkintaan voi luottaa.
7. Löydettävä
Raportti on löydettävä (findable), kun käyttäjä löytää siitä helposti tarvitsemansa tiedot. Hyvä löydettävyys varmistaa, että käyttäjä ei tuhlaa aikaa tietojen etsimiseen, vaan voi keskittyä tietojen analysointiin ja hyödyntämiseen.
Hyvä löydettävyys voidaan saavuttaa esimerkiksi järjestämällä raportin tiedot loogisesti ja johdonmukaisesti asiasisällön ja käyttötapausten mukaan, tehokkailla hakutoiminnoilla ja suodattimilla tai korostamalla tärkeimpiä tietoja visuaalisesti.
Se hyvä BI-raportti
Liiketoimintatiedon hallinta eli business intelligence lähtee aina liikkeelle liiketoiminnan tavoitteista ja strategiasta. Tietoa kerätään, yhdistellään, prosessoidaan, raportoidaan, analysoidaan ja käytetään liiketoiminnan eduksi. Samalla tämä kaikki pyritään tekemään mahdollisimman systemaattisesti, kustannustehokkaasti ja automatisoidusti läpi koko organisaation. Siksi raportointia arvioidaan aina sen liiketoiminnalle tuoman hyödyn ja arvon kautta.
Hyöty, arvo ja kustannustehokkuus eivät yksinään takaa hyvää BI-raporttia. Käyttäjän luottamus raporttiin, sen helppokäyttöisyys, saavutettavuus ja haluttavuus sekä tiedon löydettävyys varmistavat sen, että BI-raportti ei ole vain työkalu, vaan aidosti arvokas ja vaikuttava osa jokapäiväistä tiedolla johtamisen prosessia. Tasapaino raportin ominaisuuksien välillä tekee siitä sellaisen, joka ei ainoastaan täytä yrityksen tarpeita vaan ottaa myös huomioon käyttäjien halut, toiveet ja erityistarpeet.
Haluatko lisätietoa?
Tarvitsetko tukea tai ratkaisuja raportointiin ja tiedolla johtamiseen? Tiedolla johtamisen, raportoinnin ja datan asiantuntijamme kertovat mielellään lisää ja auttavat sinua rakentamaan yrityksesi tarpeiden kokoiset ratkaisut ja mallit dataohjattuun liiketoimintaan.
Saat kauttamme nykyaikaiset ja tarpeidesi mukaan kasvavat Microsoft Azuren ratkaisut raportointiin, analytiikkaan ja tietovarastoihin; kuten Power BI-, Fabric- ja Synapse Analytics -pilvipalvelut.
Ota yhteyttä ja varaa tapaaminen raportoinnin asiantuntijoidemme kanssa.