Kategoria: BI


Stop turhille business intelligence -raporteille


Tiedolla johtamisen käyttäjätarina

BI-raportit ovat loistava väline tiedolla johtamiseen, mutta joskus niitäkin on liikaa tai ne eivät täytä tarkoitustaan. Lue miten voit taklata tilanteen.

Onko yrityksessänne otettu raportointityökalut haltuun? Jopa niin hyvin, että raportteja on kertynyt satoja, mutta ne lojuvat tyhjän panttina, koska kukaan ei enää muista, miksi ne alunperin edes tehtiin. Aika tuttu tarina monessa yrityksessä.

Miten asiaan voisi saada jotain rotia? Keinoja on monia, mutta kerron yhden, joka on mielestäni hyvä ja nopeasti kokeiltavissa. Sitä kutsutaan käyttäjätarinaksi.

Käyttäjätarinat ovat tuttuja ohjelmistokehityksen parissa työskenteleville. Ne ovat arkikielisiä kuvauksia ohjelmiston ominaisuuksista käyttäjän näkökulmasta kerrottuna. Käyttäjätarinoista ohjelmiston kehittäjät saavat käsityksen mitä ominaisuuksia käyttäjä ohjelmistolta haluaa ja miksi ne ovat hänelle tärkeitä.

Käyttäjätarinat kirjoitetaan aina samassa muodossa:

”Käyttäjänä X haluan Y, jotta Z”

Esimerkiksi ”Suoratoistopalvelun käyttäjänä haluan palvelun tallentavan toistokohdan lopetettuani katsomisen, jotta minun on helppo jatkaa katselua samasta kohtaa myöhemmin”.

Käyttäjätarinan muoto käy sellaisenaan myös raporttien suunnitteluun. Tiedolla johtamisesta kun on kyse, niin voimme muotoilla sen valmiiksi seuraavasti:

”Käyttäjänä X haluan tietää Y, jotta toimenpide Z”

Esimerkiksi: ”Hankintapäällikkönä haluan tietää, mitkä toimitukset ovat myöhässä sovitusta aikataulusta, jotta voin välittömästi selvittää asian toimittajan kanssa”.

Käyttäjätarinan hienous raportointitarpeita miettiessä piilee siinä, että joutuu perustelemaan tietotarpeensa käytännön toimenpiteen kautta. Kaikkea on aina mukava tietää, mutta tiedolla ei ole tunnetusti arvoa, jos se ei johda johonkin toimenpiteeseen.

Tarvitset yhden raportin tekemiseksi tietysti monta käyttäjätarinaa. Jos tarinaa rupeaa pukkaamaan liikaa, niin voit aina laittaa toiveesi tärkeysjärjestykseen. Helpointa on luopua niistä keskeneräisistä tarinoista, joissa ei ole kuvattu selkeää toimenpidettä. Seuraavaksi niistä, joiden toimenpiteet eivät helpota omaa työtä tai palvele liiketoiminnan tavoitteita.

Hyvien käyttäjätarinoiden kirjoittaminen on taito sekin, joka paranee vain harjoittelemalla. Tavallinen virhe on kirjoittaa liian laaja tai epämääräinen käyttäjätarina. Esimerkiksi “Projektipäällikkönä haluan projektiraportin, jotta näen miten projekteissa menee”. Käyttäjätarinassa ei myöskään pitäisi kuvata miten ratkaisu tulisi toteuttaa. Se kun on ratkaisun suunnittelijan ja toteuttajan tehtävä.

Siinäpä se, eikun tarinoimaan!